Thuiswerkvergoeding belastingvrij: wat mag je vergoeden?

Werk je gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor, of laat je je werknemers zo werken? Dan is de vraag al snel: wat mag ik daar eigenlijk belastingvrij voor vergoeden? Met het Belastingplan 2022 kwam daar voor het eerst een duidelijk antwoord op.

Wat is er veranderd?

Door de coronapandemie ging een groot deel van Nederland ineens thuiswerken, en dat bleef ook daarna vaak deels zo. Tot dan toe was er geen aparte fiscale regeling voor de kosten die daarbij komen kijken — koffie, verwarming, elektriciteit. Met het Belastingplan 2022 kwam die er wel: werkgevers mogen sindsdien een vaste thuiswerkvergoeding geven van maximaal €2 per thuiswerkdag, onbelast.

Combineren met reiskosten

Je kunt de thuiswerkvergoeding combineren met de reiskostenvergoeding voor de dagen dat iemand naar kantoor reist, zolang je ze niet voor dezelfde dag allebei uitkeert. Het onbelaste maximum was bij publicatie €0,19 per kilometer. Ook dat bedrag kan jaarlijks wijzigen, dus check altijd het actuele tarief. Beide vergoedingen mag je als vast bedrag per maand uitbetalen, berekend op basis van het gemiddelde aantal werkdagen. Voor een fulltime dienstverband ga je daarbij uit van 214 werkbare dagen per jaar.

Een voorbeeld (gerekend met de bedragen hierboven): een werknemer werkt structureel 2 dagen per week thuis en 2 dagen op kantoor, met een woon-werkafstand van 15 kilometer. Dat komt neer op ongeveer €40,66 reiskostenvergoeding en €14,26 thuiswerkvergoeding per maand — samen €54,92 per maand, volledig onbelast.

Werkt iemand op één dag deels thuis en deels op kantoor? Dan moet je kiezen: reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding voor die dag. Bij een woon-werkafstand van meer dan 6 kilometer is de reiskostenvergoeding meestal voordeliger.

Ook de thuiswerkplek zelf

Naast de vaste vergoeding mag je ook de inrichting van de thuiswerkplek onbelast vergoeden of verstrekken — denk aan een bureau, bureaustoel, laptop, telefoon of internetaansluiting. Dat loopt via de werkkostenregeling (WKR) en is aan voorwaarden gebonden.

Wat betekent dit voor jou?

Zowel het onbelaste bedrag per thuiswerkdag als de maximale kilometervergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd. De bedragen hierboven zijn dus niet per se de bedragen van het jaar waarin je dit leest. Wil je weten wat je nu precies belastingvrij mag vergoeden, en hoe je dat het handigst verwerkt in je loonadministratie? Wij rekenen het met je door en zorgen dat de vergoeding klopt.

Vraag na wat je kunt besparen